Bokföra deposition och andra säkerheter

Bokföring kan vara knepigt, särskilt när det kommer till ovanliga affärshändelser. Vid tecknande av hyresavtal ställer hyresvärden ofta krav på en säkerhet som fungerar som ett slags skydd för hyresvärden om hyresgästen inte betalar hyra eller andra betalningsskyldigheter. Betalandet av en säkerhet är ovanliga affärshändelser för de flesta bolag och därför är det inte helt lätt att veta hur de ska bokföras och vad man ska tänka på. I det här blogginlägget reder vi ut vad som gäller för både deposition, bankgaranti, borgen och hyresgaranti.

Utgångspunkten för säkerheter är att pengar som hyresgästen betalat in ska betalas tillbaka när hyresavtalet upphör, eller vid en annan avtalad tidpunkt. Därför är det fortfarande en tillgång för hyresgästen, även om pengarna inte finns på bankkontot.

Deposition

En deposition som betalats in till hyresvärden kan redovisas som en fordran i balansräkningen. Normalt debiteras konto 1383 Lämnade depositioner, långfristiga om depositionen inte ska betalas tillbaka inom kort. Är hyresavtalet eller tidpunkten då depositionen ska betalas tillbaka kortare än ett år kan den istället bokföras mot konto 1689 Övriga kortfristiga fordringar. Vid betalning krediteras kontot som pengarna betalas ut från och vid återbetalning nollas bokningen genom att kreditera fordringskontot och debitera kontot pengarna sätts in på.

Inbetalda depositioner bör redovisas som ställda säkerheter i en not i årsredovisningen.

Bankgaranti

En bankgaranti bör bokföras olika beroende på hur upplägget ser ut. En bankgaranti innebär att en bank går in som garant för hyresgästen gentemot hyresvärden. Bankgarantin i sig kräver ingen bokföringsåtgärd i den löpande bokföringen. Det är först om bankgarantin används och banken betalar ut pengar till hyresvärden som en skuld uppstår gentemot banken. Beloppet som hyresgästen behöver betala till banken kan då bokföras som en låneskuld. Däremot bör beloppet i årsredovisningen redovisas som en eventualförpliktelse, då den kan betraktas som en möjlig men mindre trolig skuld.

Vanligt är dock att banken kräver någon slags motgaranti för att agera garant. Om banken kräver att pengar sätts in på ett spärrat bankkonto är detta något som påverkar den löpande bokföringen. Denna insättning kan bokföras genom att debitera konto 1974 Spärrade bankmedel med beloppet och kreditera bankkontot pengarna sätts över från. Till skillnad från en deposition är spärrmedel dock fortfarande en del av företagets kassa.

En annan form av säkerhet banken kan kräva är en företagsinteckning. Det kräver ingen åtgärd i den löpande bokföringen men i årsredovisningen bör det inkluderas i noten om ställda säkerheter. Samma gäller för spärrmedel. 

Borgen

En moderbolagsborgen innebär att en hyresgästs moderbolag går in som garant/borgenär i hyresavtalet och kräver ingen åtgärd i den löpande bokföringen, vare sig för dotterbolaget eller moderbolaget. Däremot ska borgensåtagandet redovisas som en eventualförpliktelse för moderbolaget i årsredovisningen.

Hyresgaranti

En hyresgaranti är en form av försäkring som ger hyresvärden skydd utan att hyresgästen behöver binda kapital. I den löpande bokföringen kan den betalda försäkringspremien periodiseras över försäkringsperioden för att bättre spegla hur försäkringsskyddet nyttjas över tid. Försäkringspremier understigande 1000 kronor brukar inte periodiseras. Periodiseringen sker genom att premiebetalningen först krediterar bankkontot och debiterar konto 1730 Förutbetalda försäkringspremier. När försäkringen sedan börjar “användas” redovisas kostnaden genom att kreditera 1730 och debitera konto 6310 Företagsförsäkringar.